Perencanaan merupakan salah satu pilar penting organisasi dalam rangka mendefinisikan rencana pencapaian tujuan. Ada korelasi pemahaman yang bisa dimaklumi bahwa semakin baik suatu perencanaan maka semakin berkemungkinan baik pula pencapain tujuanya. Demikian juga sebaliknya, tanpa perencanaan yang matang, mustahil tugas pokok dan fungsi sebuah organisasi akan dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu perencanaan hendaknya disusun sedemikan rupa agar dalam penerapanya tidak terjadi kendala yang bisa mengurangi atau bahkan merusak tujuan yang telah direncanakan itu sendiri.

Banyak cara dalam membuat perencanaan yang bisa kita tempuh agar perencanaan kita tepat langkah, tepat sasaran dan tepat guna. Salah satunya adalah dengan metode SMART : Spesific (spesifik), Measureable (terukur), Achieveable (dapat dicapai), Realistic (realistis), dan Time-bound (terikat waktu).
Metode ini memberikan gambaran utuh dan detail serta membantu menetapkan target dan tujuan suatu perencanaan sehingga diyakini bisa meminimalisir berbagai kendala dan permasalahan yang ada dalam setiap tahapan pencapaian tujuan. Beberapa orang ada menyamakannya dengan istilah Indikator Kunci (Key Performance Indicators).

Rencana Kerja 2020 KPU Kota Kediri
Undang-Undang No. 25 tahun 2004 tentang sitem perencanaan pembangunan nasional, memuat Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJMN) berdurasi selama 20 tahun, memberikan ruang kepada seluruh penyelenggara negara untuk melakukan perencanaan sesuai dengan tingkatanya.
KPU Kota Kediri sebagai bagian dari penyelenggara negara pada level kota, ikut ambil bagian dalam pengejahwantahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJMN) sebagaimana diatas. Pengejahwantahan dilakukan dengan merumuskan dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) kurun waktu tahun 2020 secara partispatif, melibatakan semua komponen internal KPU, baik sekertariat KPU maupun komisioner KPU Kota kediri, juga melibatkan para pihak seperti Kesbang dan stake holder lainya.
Tujuan penyusunan dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020 ini adalah : Petama, memberikan arahan dan batas waktu pelaksanaan kegiatan yang telah tercantum pada DIPA tahun 2020 dan RKKS tahun 2020. Kedua, hasil kinerja yang akan dicapai oleh Kasubag beserta dengan Devisi sesuai dengan bidangnya tahun 2020. Ketiga, sebagai pedoman penyusunan Perjanjian Kinerja (PK) pada sekertariat KPU Kota Kediri tahun 2020.
Dalam proses penyusunan dokumen Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020, KPU Kota Kediri melakukan beberapa langkah sebagai berikut :
1. Evaluasi kegiatan tahun 2019
Evaluasi pelaksanaan kegiatan tahun 2019 dilakukan untuk mengukur tingkat capaian kegiatan yang telah dilakukan oleh KPU Kota Kediri, menganalisa permasalahan yang terjadi selama proses pelaksanaan kegiatan tahun 2019.
Pada tahapan ini KPU Kota Kediri ingin melakukan upaya penyusunan kegiatan secara berkelanjutan. Kegiatan-kegiatan yang belum tercapai secara tutas, atau masih proses berkelanjtan bisa dimasukan dan diusulkan ulang sebagai perencanan kegiatan tahun 2020 seperti Pemutahiran Data Pemilih Berkelanjutan. Dengan kata lain, KPU Kota Kediri menghendaki adanya perencanaan yang bersifat battun up bukan top down.
2. Pencermatan DIPA tahun 2020
Tahap awal penyusunan dokumen Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020 KPU Kota Kediri adalah melakukan telaah Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) atau Rincian Kertas Kerja Satker (RKKS) tahun 2020. Percermatan ini dilakukan dalam rangka menjabarakan dan menyusun strategi operasional pelaksanaan kegiatan agar tidak terjadi bias pemahaman oleh masing-masing pelaksana.
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) atau Rincian Kertas Kerja Satker (RKKS) tahun 2020tahun 2020, KPU Kota Kediri terdiri dari beberapa Kode Kegiatan diantaranya :
• Kode 3355 terkait Pelaksanaan Akuntabilitas Pengelolaan Administrasi,
• Kode 3356 terkait Pengelolan Data, Dokumentasi, Pengadaan, Pendistribusian, dan Inventarisasi Sarana dan Pra Sarana Pemilu
• Kode 3357 terkait Pelaksanaan Manajemen Perencanan dan Data
• Kode 3360 terkait Penyelenggaraan Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran
• Kode 3361 terkait Pemeriksaan di Lingkungan KPU
• Kode 3363 terkait Penyiapan Penyusunan Rancangan Peraturan KPU, Advokasi, Penyelesaian Sengketa dan Penyuluhan Peraturan Perundang-Undangan Yang Berkaitan Dengan Penyelenggaran Pemilu
• Kode 3364 terkait Fasilitasi Pelaksanaan Tahapan Pemilu Legeslatif, Pemilu Presiden dan Wakil Presiden, Pemilukada, Publikasi dan Sosialisasi serta Partisipasi Masyarakat dan PAW
Penjelasan masing-masing Kode Kegiatan dijabarkan lebih lanjut dalam Program/Kegiatan/Output/Suboutput/Komponen/Subkomponen/Akun/Detail. Dimana didalamnya memuat kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan KPU Kota Kediri selama periode tahun 2020.
Pada proses ini, sekaligus menepis anggapan masyarakat bahwa KPU Kota Kediri, pasca pemilu serentak tahun 2019 tidak ada lagi kegiatan alias fakum.
3. Penusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020 : Target & Waktu Kegiatan
Tahapan selanjutnya adalah KPU Kota Kediri menjabarkan lebih detail atas masing-masing Kode dan Kegiatan yang harus dilakukan KPU Kota Kediri selama periode tahun 2020. Penjabaran dilakukan sehubungan dengan tiga hal; Pertama, men-singkronkan rencana jadwal pelaksanaan kegiatan antar kasubag/devisi agar tidak terjadi penumpukan kegiatan diwaktu tertentu saja. Hal ini dikarenakan, volume kegiatan yang ada di Kode/Akun di atas terdiri dari beberapa kegiatan. Ada yang sifatnya terus menerus dari bulan Januari sampe Desember, ada yang bersifat tiga bulan sekali (tri wulan) dan ada juga kegiatan yang bersifat sekali saja dalam satu tahun.
Kedua, menentukan prioritas kegiatan di masing-masing Kasubag/Devisi. Hal ini bertujuan agar masing-masing Kasubag/Devisi bisa membagi waktu, pikiran dan tanaga dalam menjalakan program kegiatan selama satu tahun. Ketiga, menetapkan Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term Of Reference (TOR) sebagai piranti dasar kegiatannya. Piranti ini menjabarkan banyak hal, seperti dasar hukum kegiatan, gambaran umum kegiatan, tujuan kegiatan, strategi pencapainan keluaran kegiatan, penanggu-jawab kegiatan dan matrikasi kegaiatan.
Walhasil, dengan menejemen penjabaran yang matang, diharapkan seluruh jajaran KPU Kota Kediri, mulai dari komisioner, sekertariata maupun tenaga pendukung lainya bisa lebih efektif dan efesien dalam mengelolah kegiatan selama satu tahun berjalan.
4. Finalisasi dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020
Setelah melalui proses dan tahapan panjang sebagaimana diatas, selanjutnya Dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020 kemudian dilakukan finalisasi, percetakan oleh Kasubag Program & Data di bawah koordinasi Devisi Perencanaan, Data & Informasi KPU Kota Kediri.
Proses ini juga membutuhkan kecermatan, ketelitian serta kehati-hatian agar dokumen cetak yang dihasilkan menjadi dokumen yang menarik minat baca dan juga layak baca bagi jajaran KPU Kota Kediri.
5. Penyusunan perjanjian kinerja
Tahap ahir dari semua proses dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020 adalah penanda tanganan perjanjian kinerja. Penanda tanganan ini dibagi menjadi dua bagaian, pertama; perjanjian kinerja dilakukan oleh ketua KPU Kota Kediri. Kedua, perjanjian kinerja dilakukan oleh Sekertaris KPU Kota Kediri dengan ketua KPU Kota Kediri.
Perjanjian ini dalam rangka mewujudkan menejemen pemerintahan yang efektif, trasparan, akuntabel serta berorientasi pada hasil kerja. Meskipun perjanjian itu hanya di tanda tangani ketua KPU dan sekertaris KPU Kota Kediri, tetapi pelaksanaan isi perjanjian itu mengikat seluruh komponen keluarga beras KPU Kota Kediri tanpa terkecuali. Dengan kata lain wajib hukumnya bagi semua jajaran KPU Kota Kediri untuk menjalankan dan mentaati seluruh isi dokumen Rencana Kerja Tahunan (RKT) tahun 2020! (Ditulis Oleh Nasrudin, Komisioner KPU Kota Kediri div. Perencanaan, Data dan Informasi)